Registro de viajeros: check-in y SES.HOSPEDAJES

El registro de viajeros es una obligación diferenciada de la entrega de llaves. El titular de la actividad recoge y comunica los datos que correspondan; el huésped aporta la información e identificación necesarias. El Real Decreto 933/2021 desarrolla este marco.

Es habitual que se desconozca cómo llevar a cabo el registro en cuestión, si bien, a lo largo de este post explicaremos cómo hacerlo y todo lo que sea necesario tener en cuenta.

Los pasos a seguir para realizar el registro policial de los huéspedes

Organiza tres tareas: recoger los datos, comunicarlos por el procedimiento competente y conservar los registros cuando corresponda. No es el viajero quien accede a la cuenta del establecimiento.

Rellenar los documentos para la entrada de los viajeros

Utiliza el sistema y modelo aplicables a los partes. Deben firmarlos las personas mayores de catorce años; los datos de menores de catorce los aporta el adulto acompañante. No uses la antigua exigencia de impresos A5 como instrucción general vigente.

La comunicación relaciona la información del establecimiento y la del viajero. Utiliza el procedimiento y los campos del sistema vigente:

• Los datos del establecimiento.
• Los datos del viajero.

Los datos del establecimiento son aquellos referentes al lugar donde se alojará el huésped y los datos del viajero son los referentes al huésped, tales como el documento nacional de identidad y la firma del viajero.

Comunicar los datos mediante SES.HOSPEDAJES

SES.HOSPEDAJES es el sistema de Interior para gestionar estas comunicaciones. El titular o representante debe configurar correctamente establecimiento, permisos y usuarios; verifica el procedimiento que corresponda a tu ámbito.

Las comunicaciones sobre reserva, formalización o anulación y comienzo del servicio deben realizarse de inmediato y, como máximo, en 24 horas desde cada hecho, conforme al artículo 6. Comprueba confirmaciones y errores de envío.

Conformar los libros-registro, así como almacenarlos

El marco prevé registro informático y conservación durante tres años desde el fin del servicio, con una excepción específica para hospedaje no profesional en registro y conservación. Revisa tu encaje: esa excepción no elimina la obligación de comunicar.

Infracciones y sanciones

Las consecuencias del incumplimiento dependen de la conducta y de su clasificación legal. El artículo 8 del Real Decreto 933/2021 remite al régimen sancionador de seguridad ciudadana; evita tratar todos los errores como la misma infracción.

Ante una incidencia, conserva justificantes, corrige la información por el procedimiento adecuado y solicita asesoramiento si recibes un requerimiento. No existe una sanción única aplicable a cualquier error de registro.

Gestión de alojamientos turísticos

El registro de los huéspedes puede suponer un trabajo minucioso al que se deberá dedicar bastante tiempo, es por ello importante el poder contar con empresas especializadas en la gestión de alojamientos turísticos.

Alehost somos una empresa especializada en la gestión de alojamientos turísticos ofreciendo distintos servicios a nuestros clientes:

• Nos encargamos de la creación de anuncios para los establecimientos a través de internet.

• La coordinación del registro y la atención al huésped deben quedar definidas en el servicio contratado, con responsabilidades y accesos adecuados. Delegar tareas no elimina automáticamente las obligaciones legales del titular.

• También llevamos la gestión de la cuenta en los distintos portales de forma que la relación cliente-propietario sea ágil y práctica.
• Ofrecemos un servicio de check-in 24 horas, en definitiva, un servicio continuo.

• También nos encargamos de la comunicación con los huéspedes y de la optimización diaria del precio del alojamiento, ofreciendo los mejores precios a nuestros huéspedes y una mayor rentabilidad a los propietarios.

• Son muchos los servicios que ofrecemos, como por ejemplo podríamos tratar el mantenimiento del alojamiento, la limpieza del mismo, un análisis de los huéspedes, así como la reposición de aquellos artículos que se hayan ido consumiendo.

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Identificar no significa guardar una copia del DNI

Solicita solo los datos necesarios y protege su acceso. La AEPD advierte que la obligación de registro no autoriza a pedir una copia completa del documento como rutina. Revisa también el tratamiento de datos de cualquier herramienta externa.

Fuentes: Real Decreto 933/2021, guía de SES.HOSPEDAJES y criterio de la AEPD sobre copia del documento.