Registro de huéspedes: obligaciones y SES.HOSPEDAJES
El Real Decreto 933/2021 regula obligaciones de registro y comunicación de las actividades de hospedaje. Para organizar la operación actual, consulta las instrucciones de SES.HOSPEDAJES y distingue los datos iniciales de la actividad de los que corresponden a reservas y viajeros.
El proceso no se limita al check-in: debe coordinarse desde la reserva y contemplar cambios, anulaciones e inicio del servicio.
Esta nueva normativa complica la operativa, pues ha ampliado considerablemente la información que se deberá recabar de los huéspedes que se registren, así como los documentos que se deberán conservar.
A lo largo de este post expondremos las principales novedades incorporadas con la nueva normativa.
Registro de huéspedes: datos, firma y comunicación
¿Qué ámbito de aplicación tiene?
El Real Decreto será de aplicación a todas las personas, ya sean físicas o jurídicas, que desarrollen actividades de hospedaje en el territorio español, sea o no de forma profesional.
Esto supone que tanto los gestores como los propietarios de cualquier tipo de alojamiento estarán obligados a cumplir la normativa en cuestión, independientemente de que se trate de un hotel, un hostal, casa rural, apartahotel, vivienda turística o cualquier otro tipo de alojamiento.
¿Cómo se firman ahora los partes de entrada?
El artículo 4.2 del RD 933/2021 establece la firma para las personas mayores de catorce años. Los datos de menores de catorce años los facilitan las personas mayores de edad que los acompañan. Recoger datos y exigir firma no son la misma obligación.
¿Qué obligación del registro documental tienen los usuarios?
En el artículo 5 del Real Decreto se determina que habrá que llevar a cabo un registro informático en el que se incluyan los datos de los huéspedes, independientemente de la edad, durante un plazo de tres años desde que finalice el servicio de hospedaje.
La novedad que introduce es que es imprescindible el registro, en este caso, de forma electrónica, de los datos de todos los viajeros, también de aquellos que tengan más de catorce años. Si bien, en la normativa anterior, el plazo de custodia también era de tres años de los libros-registro.
La obligación de registro documental distingue actividad profesional y no profesional. No equipares automáticamente particular con no profesional: comprueba el régimen real de la actividad y separa conservación de datos y comunicación.
La obligación de la comunicación a las autoridades
La comunicación alcanza tanto a quienes actúan profesionalmente como a quienes no lo hacen, en los términos del real decreto. El sistema y las instrucciones operativas actuales deben consultarse en SES.HOSPEDAJES, del Ministerio del Interior.
Obligación de comunicación previa al inicio de la actividad
La comunicación inicial de datos de la actividad se realiza antes de comenzar y dentro del plazo máximo de diez días desde que se completan los trámites administrativos exigibles, según el artículo 6.2. No debe confundirse con el plazo para comunicar cada reserva o inicio del servicio.
También se deberán comunicar las posibles modificaciones de los datos si estas se produjeran.
Las comunicaciones de los datos a las autoridades se harán de forma telemática en el caso de aquellos sujetos que realicen la actividad de forma profesional; de lo contrario, se podrá realizar, a su vez, de forma no telemática.
En el caso de los sujetos que realicen la actividad de forma profesional, los datos que deberán comunicar serán los siguientes:
- Datos de la empresa.
- Datos del establecimiento.
En el caso de los sujetos que no realicen la actividad de forma profesional, los datos a comunicar serán los que siguen:
- Datos del titular del inmueble.
- Datos del inmueble.
Obligaciones de comunicación durante el ejercicio de la actividad
Como ya hemos mencionado, es imprescindible comunicar a las autoridades los datos exigidos en el Real Decreto de aquellos sujetos que operen profesionalmente y de los que no operen de tal forma.
El artículo 6.3 exige comunicación inmediata, con un máximo de veinticuatro horas, respecto de los hechos que enumera: reserva o formalización, anulación e inicio del servicio. Organiza el proceso para no esperar únicamente a la llegada.
Los datos que se deberán comunicar tal y como consta en el Real Decreto, difieren según se trate o no de profesionales.
En el caso de profesionales, deberán comunicar todos los datos referidos a los viajeros y todos los datos relacionados con la transacción. Por otro lado, los no profesionales, deberán comunicar los datos de los viajeros, así como los datos de la transacción.
En definitiva, ¿qué cambia respecto a la normativa anterior?
Las previsiones de entrada en vigor de una guía de 2022 ya no describen el funcionamiento actual. Utiliza el sistema y las instrucciones vigentes del Ministerio del Interior y comprueba que las comunicaciones hayan sido aceptadas.
Utiliza el procedimiento y el sistema de comunicación que indique el Ministerio del Interior para la actividad. Un tutorial antiguo de WebPol no sustituye las instrucciones de SES.HOSPEDAJES.
Existen numerosas agencias que se hacen cargo de la gestión de las viviendas vacacionales, así como hoteles o cualquier otro tipo de hospedaje.
En Alehost nos ocupamos de la gestión de las mismas, aplicando con ello la nueva normativa, es decir, nos encargamos del check-in y del check-out de los viajeros en base a la normativa en vigor.
Si delegas la gestión, deja por escrito quién obtiene los datos, comprueba su calidad, comunica y atiende errores. La delegación necesita supervisión y un reparto claro de responsabilidades.
Cómo organizar el cumplimiento sin duplicar datos
Define quién recoge la información, quién comprueba incidencias y quién envía las comunicaciones. Si utilizas un proveedor de check-in, confirma el alcance contratado, acceso a datos, justificantes y procedimiento ante errores. La automatización no exime de supervisar que una comunicación haya sido aceptada.
El artículo 5 distingue la conservación del registro y la excepción para actividades no profesionales. No confundas esa excepción con ausencia de obligaciones de comunicación. Mantén los accesos limitados y un procedimiento de conservación y eliminación adecuado al caso.
Identificar no significa guardar una copia del DNI
La AEPD advierte sobre solicitar copias completas de documentos para cumplir el registro: hay que limitarse a los datos necesarios y a una verificación proporcionada de identidad. Evita almacenar imágenes de DNI o pasaporte por defecto y no utilices esos datos para fines comerciales ajenos.
Para trasladarlo a la operación diaria, consulta cómo gestionar el registro entre reserva y entrada.
