Novedades en el registro de huéspedes: qué trae el Real Decreto 933/2021
El pasado 27 de abril entró en vigor una parte importante del nuevo Real Decreto 933/2021 del Ministerio del Interior que fue publicado, sin embargo, seis meses antes, es decir, el día 27 de octubre de 2021, incorporando nuevas obligaciones en todo lo concerniente al registro documental e información de los huéspedes, es decir, de aquellas personas que realicen actividades de hospedaje, así como para el alquiler de vehículos, modificando la normativa vigente hasta el momento.
Es decir, afectará dicho Real Decreto a la información que debamos recopilar y conservar sobre los huéspedes en el momento del check-in.
Esta nueva normativa complica la operativa, pues ha ampliado considerablemente la información que se deberá recabar de los huéspedes que se registren, así como los documentos que se deberán conservar.
A lo largo de este post expondremos las principales novedades incorporadas con la nueva normativa.
Novedades del registro de huéspedes dentro de vivienda turística en 2022 y 2023, explicadas
¿Qué ámbito de aplicación tiene?
El Real Decreto será de aplicación a todas las personas, ya sean físicas o jurídicas, que desarrollen actividades de hospedaje en el territorio español, sea o no de forma profesional.
Esto supone que tanto los gestores como los propietarios de cualquier tipo de alojamiento estarán obligados a cumplir la normativa en cuestión, independientemente de que se trate de un hotel, un hostal, casa rural, apartahotel, vivienda turística o cualquier otro tipo de alojamiento.
¿Cómo se firman ahora los partes de entrada?
Según se establece en el articulado del Real Decreto, los partes de entrada deberán firmarse por todos lo huéspedes para poder hacer uso de los servicios de hospedaje, independientemente de la edad.
La novedad en este apartado es que, a diferencia de antes, que solo debían firmar el parte los mayores de 14 años, ahora lo deberán hacer todos los huéspedes. Si bien, en el caso de los menores de catorce años, los datos deberán proporcionarse por las personas mayores de edad que los acompañen.
¿Qué obligación del registro documental tienen los usuarios?
En el artículo 5 del Real Decreto se determina que habrá que llevar a cabo un registro informático en el que se incluyan los datos de los huéspedes, independientemente de la edad, durante un plazo de tres años desde que finalice el servicio de hospedaje.
La novedad que introduce es que es imprescindible el registro, en este caso, de forma electrónica, de los datos de todos los viajeros, también de aquellos que tengan más de catorce años. Si bien, en la normativa anterior, el plazo de custodia también era de tres años de los libros-registro.
El registro informático deberá hacerse por quienes realicen la actividad de forma profesional, no teniendo en cuenta a los particulares, que no estarán obligados a ello, pero sí de la comunicación de su actividad a las autoridades.
La obligación de la comunicación a las autoridades
La obligación de comunicación se extenderá tanto a aquellos sujetos que realicen la actividad de forma profesional como a los que no la ejerzan de forma profesional. Las obligaciones de comunicación, sin embargo, se siguen desarrollando a día de hoy, entrando en vigor el próximo día 2 de enero del año que viene.
Obligación de comunicación previa al inicio de la actividad
Con carácter previo al inicio de la actividad, según se trate de profesionales que ejerzan la actividad de forma profesional o de propietarios o gestores que no ejerzan la actividad de forma profesional, deberán comunicar a las autoridades una serie de datos en un plazo de 10 días anteriores al cumplimiento de los trámites administrativos a que estén obligados.
También se deberán comunicar las posibles modificaciones de los datos si estas se produjeran.
Las comunicaciones de los datos a las autoridades se harán de forma telemática en el caso de aquellos sujetos que realicen la actividad de forma profesional; de lo contrario, se podrá realizar, a su vez, de forma no telemática.
En el caso de los sujetos que realicen la actividad de forma profesional, los datos que deberán comunicar serán los siguientes:
- Datos de la empresa.
- Datos del establecimiento.
En el caso de los sujetos que no realicen la actividad de forma profesional, los datos a comunicar serán los que siguen:
- Datos del titular del inmueble.
- Datos del inmueble.
Obligaciones de comunicación durante el ejercicio de la actividad
Como ya hemos mencionado, es imprescindible comunicar a las autoridades los datos exigidos en el Real Decreto de aquellos sujetos que operen profesionalmente y de los que no operen de tal forma.
Dicha comunicación será inmediata, no pudiendo exceder el plazo de comunicación de las 24 horas desde el momento en que se realice la reserva o se formalice el contrato, o bien, desde que se inicien los servicios que se hayan contratado.
Los datos que se deberán comunicar tal y como consta en el Real Decreto, difieren según se trate o no de profesionales.
En el caso de profesionales, deberán comunicar todos los datos referidos a los viajeros y todos los datos relacionados con la transacción. Por otro lado, los no profesionales, deberán comunicar los datos de los viajeros, así como los datos de la transacción.
En definitiva, ¿qué cambia respecto a la normativa anterior?
El Real Decreto 933/2021 aún debe desarrollar numerosas partes, y, en tanto esto no ocurra, seguirá en vigor la normativa anterior en las partes que aún deban ser reguladas por el Real Decreto.
Como consecuencia de esto, aún será necesario enviar los datos de los viajeros al cuerpo de la policía que corresponda al lugar donde vaya a desarrollar la actividad de hospedaje durante las 24 horas siguientes a la llegada de los viajeros al establecimiento.
Existen numerosas agencias que se hacen cargo de la gestión de las viviendas vacacionales, así como hoteles o cualquier otro tipo de hospedaje.
En Alehost nos ocupamos de la gestión de las mismas, aplicando con ello la nueva normativa, es decir, nos encargamos del check-in y del check-out de los viajeros en base a la normativa en vigor.
Facilitando o evitando con ello a nuestros clientes la necesidad de conocer a pies juntillas la normativa vigente en cada momento, pues, en seis meses aproximadamente, otra parte importante de la normativa que regula la materia será modificada.
